Przetwarzanie danych jest częścią codziennych operacji i musi się ono odbywać zgodnie przepisami. Spełnienie wymogów RODO to obowiązek każdej firmy, także Twojej. Są one szczególnie restrykcyjne, gdy w grę wchodzą dokumenty poufne. Jak zadbać o ich utylizację, aby zyskać aprobatę audytorów i uniknąć problemów z prawem? Wyjaśniamy.
Niszczenie dokumentów poufnych – jak powinien wyglądać ten proces?
Za dokumenty poufne uznaje się te zawierające informacje osobowe, wrażliwe albo inne, które – gdyby dostały się w niepowołane ręce – mogłyby narazić na szkody ich właściciela, a także Twoją firmę. Jest to zatem szeroka kategoria, w której można umieścić m.in. umowy handlowe, dane rozliczeniowe, raporty finansowe, a także dane klientów czy pracowników.
Dane poufne przetwarza więc zdecydowana większość podmiotów działających na polskim rynku – bez względu na branżę czy skalę operacji. To oznacza, że zasady związane z tym, jak powinno wyglądać niszczenie dokumentów, są istotne dla każdej firmy.
Zgodnie z przepisami RODO, dane poufne powinny być utylizowane w sposób, który nieodwracalnie uniemożliwi ich odtworzenie. To właśnie musisz wykazać podczas audytu. W tym celu należy wykorzystać np. profesjonalne niszczarki zgodne z normą ISO 21964, które spełniają wymogi klasy P-4.
Audyt RODO – jak potwierdzić, że utylizacja dokumentów przebiegła poprawnie?
Czeka Cię audyt RODO? Aby weryfikacja tego, jak przetwarzasz dane poufne zakończyła pozytywnie, należy zadbać o niszczenie dokumentów zgodnie z opisanymi powyżej zasadami. Pamiętaj, że musisz na to przedstawić dowody.
Przedsiębiorcy, których interesuje profesjonalne niszczenie dokumentów Opole, mogą skorzystać z usług Destroy. Działa ona od 2001 roku, zgodnie ze standardami norm ISO 27001 i 9001.
Obsługa uwzględnia cały proces utylizacji. Rozpoczyna się on od zabezpieczenia dokumentów w zaplombowanych i zamykanych na klucz pojemnikach. Obejmuje ich bezpieczny transport pojazdami z systemem monitorowania GPS.
W kolejnym etapie następuje niszczenie dokumentacji z zachowaniem 3 klasy utajnienia według normy ISO 21964 oraz przekazanie powstałego materiału do recyklingu.
Co najistotniejsze z punktu widzenia audytorów – potwierdzeniem wykonania zadania jest wystawiony przez firmę certyfikat zniszczenia. To dokument, który jest potwierdzeniem prawidłowo przeprowadzonego niszczenia i utylizacji dokumentacji. Pozwala to uniknąć konsekwencji potencjalnego naruszenia przepisów RODO. Z tego względu, jak również z uwagi na możliwość zoptymalizowania kosztów utylizacji, warto rozważyć podjęcie współpracy z ekspertami.